今回のテーマは「会議の達人になる」です。会議がうまく進まなくて困った経験は無いですか？みんなが自分の主張ばかり言って収拾がつかない、だらだら堂々巡りして会議の趣旨すらわからなくなった、声が大きい人が場を制す…。企業のように結局は「儲かるか？儲からないか？」で決断できる会議は良いですが、地域活動など多くの人の様々な無償の想いを、みんなが満足する形で一つにまとめるのは、とても難しいですね。
というわけで、地域活動の命運は会議のやりかたにかかっている！（言い過ぎですか？）とも言えるわけです。
まず、会議を始める前に「会議できているか？度チェック」
会議の前に会議の進行役（リーダー）を決めていますか？
リーダーになった人は事前に議題を作っていますか？
会議開始時に記録係と終了予定時刻を決めていますか？
会議中、携帯電話をサイレントモードにしてますか？
アイデアを出し合う事と決める事とを区別してますか？
会議が煮詰まった時は休憩をいれてますか？
議事録を録った人は、議事内容を共有できるようにしていますか？
会議終了時に決定した事と担当者を再確認していますか？
会議終了時に次回の会議日時、次回のリーダーを決めていますか？
すべて、できているひとは既に会議の達人です！
言われれば当たり前の事ですが、実際の会議でできていないことも多いですね。これらの項目ができるようになると、とにかく会議の時間が短くなるはずです。
会議のやり方を覚えたら、アイデアの出し方です。
やっぱり良いアイデアが出ないと、会議をやってもおもしろくない。一見奇抜過ぎる、極端なアイデアも他のアイデアと組み合わせたりすることで魅力的なアイデアになるかもしれない…。
講座ではブレインストーミングとKJ法を簡単なワークで体験しました。
ブレインストーミングとは
大雑把に言えば、グループの中で各自がアイデアを出していく。あまり深く考えなくていいです。自由にアイデアを出していくことです。その際、気をつける事は「質より量」「批評、批判をしない」「粗野な考えを歓迎する」です。
KJ法とは
大雑把に言えば川喜田二郎さんという人が開発した、カードを使って情報を整理、活用して行く方法です。収集されたデータ、ブレインストーミングででたアイデアをカードに記入し整理し、統合し、新たな発想を生み出します。
大雑把に書きましたが、これらのことはネットでもいろいろなところで書かれているので、詳しく知りたい人は検索してみてください。さて、今回のワークは都議会選挙も近いので
「若者の投票率をあげるにはどうしたらいいか？」
４〜５人のグループで小さなカードにアイデアを書いてテーブルの上に置いていきます。話しながら、他の人のカードを見ながら、深く考えずにどんどん出していく。
候補者と討論会をやる、投票した人に賞品をあげる、携帯やネットで投票できるようにする、選挙カーを運転させる、投票所をパーティー会場にして食べ放題、投票日に電車を止める、投票所で合コンをやる…、と、なるほどと思えるアイデアから、おおっ！と言うような奇抜なアイデアまでたくさんでました。次のステップで、それをテーマごとに分類し見出しをつけていきます。分類する事により物の本質がみえてきたり、新しいアイデアがうまれます。
アイデアの出し方の次は、意思決定方法です。
多数決、コンペ方式、リーダーが決めるなど方法はいろいろありますが、講座ではコンペ方式を体感するワークをしました。テーマは「今夜のおかずは何にしようか？」
まず、グループで食べたいメニューをリストアップします。それに対して評価項目を決め評価していきます。これを行う事により評価をグループ内で共有することができます。このグループではうどんとこんにゃくひじきの評価が高く、餃子やハンバーグの評価が低いですね。たとえばこれが若い男性ばかりのチームであれば「がっつり度」や「肉含有量」という評価項目がでるかもしれません。というように、この評価が絶対的なわけではなく、あくまでこのグループでの評価だということを、ハンバーグの名誉のためにも付け加えておきます。
というような感じで、わいわい楽しい雰囲気の２時間でした。ワークをやりながら各メンバー同士、かなり打ち解けてきているように感じました。次回の講座は６月２５日（木曜日）１９時〜町屋文化センター３階です。見学、途中参加も受け付けているので気軽に来てください。
昨日の参加者は皆さん聞く耳を持っている人たちですが、実際では進め方を浸透させるのは時間をかけないと無理ですが、現実的にはその人たちと次の機会をもてること自体ができませんからね。
それにしても昨日の会議に関する資料はよくできていましたね。